BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
Kuruluş
Eyüpsultan Belediye Meclisinin …. /…. /2017 tarih ve 2017/….. sayılı kararı ile yürürlüğe girmiş olan bu yönetmelikte Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, ilgili mevzuatta Belediyelere verilen görevlerin müdürlüğü ilgilendiren kısımlarını yerine getirmek üzere; 5393 sayılı Belediye Kanunu ile 22.02.2007 tarihli ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe konulan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine uygun olarak kurulmuştur.
Tanımlar
Belediye : Eyüpsultan Belediyesi
Müdürlük : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü
Müdür : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü
Çalışma İlkeleri
- Bu yönetmeliğin Eyüpsultan Belediyesi Müdürlükler ortak Hükümler bölümündeki Temel İlkeler başlığı altında yazılı ilkelere uygun hareket etmek.
- İlçe halkının Belediyenin faaliyetlerini öğrenme, takip etme ve katılım sağlama haklarının olduğu bilinciyle hareket etmek.
- Belediyemiz hakkında haksız eleştirilere sebebiyet vermeyecek zamanlama ve şeffaflık içerisinde bilgilendirme yapmak.
- Belediye faaliyetlerini duyurmada, toplumun tüm kesimlerine ulaşılabilecek alternatif basın ve yayın materyallerini kullanmak. Hizmetin kalitesi ve amaçları ile kamuoyundaki algının birbirleri ile örtüşmesini sağlayacak tanıtımlar yapmak.
- Görsel, işitsel ve yazılı yayınları; toplumsal bütünleşmeyi sağlayacak bir tarafsızlıkla yapmak.
Personel Yapısı
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün personel yapısı; Müdür, Şef, Memur, Sözleşmeli ve diğer personelden oluşmaktadır.
Organizasyon Yapısı
- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Üst yönetici olarak Belediye Başkanına ve Belediye Başkanının görevlendirdiği ve yetki verdiği Belediye Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışır.
- Müdürlük bünyesi; Genel Yayın Birimi, Haber Birimi, Halkla İlişkiler Birimi, Basın Organizasyonları Birimi, Gezi ve Etkinlik Organizasyonları Birimi, Müdürlükler Tanıtım ve Medya Birimi, Basın Yayın Ofis Destek Birimi ile ilgili alt birimlerden oluşur.
Müdürlüğün Görevleri
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanununun, Belediyenin Görev Yetki ve Sorumlulukları Bölümü, 13, 14 ve 15. Maddelerine atıfla; Belediyemizin hizmet alanı kapsamında bulunan mahallelerde, belediyenin ve belediye başkanının ilçe halkı nezdinde imajının korunması ve iyi hale getirilmesi için gerekli çalışmaları yapar. Belediye faaliyetlerinin medyada geniş yer alması ve bu faaliyetlerin etkin duyurulması için çalışmalar yapar. Belediyemizin tanıtımını yapmak veya yaptırmak, belde sakinlerinin belediye hizmetleri ile ilgili görüş ve düşüncelerini tespit etmek amacı ile kamuoyu yoklaması ve araştırması yapmak veya yaptırmak görevleri arasındadır. Belediyenin ve Belediye Başkanının tüm medya kuruluşları ile (gazeteler, dergiler, haber ajansları, televizyonlar radyolar gibi) iletişimini sağlar. Belediyenin yapmış olduğu tüm imar, altyapı, sosyal ve kültürel etkinlik ve hizmetleri kamuoyunu bilgilendirmek maksadıyla, basın kuruluşlarını, basın bültenleri ve basın bildirileri ile bilgilendirir. Belediye Başkanlığının izlemekte olduğu “Faaliyet Programı”nın halka anlatılmasını, yapılan hizmetlerin devamlı ve tam olarak halka duyurulmasını sağlar. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Belediye Yönetiminin halkla iletişimini demokratik, eşitlik, tarafsızlık ve açıklık ilkesi çerçevesinde, tüm bu görevlerin kanun ve mevzuata uygun olarak yapılmasını sağlayan bir müdürlüktür.
Genel Yayın Birimi
Belediyemizin amaç, prensip ve faaliyet programları hakkında bağlı bulunan mevzuat ve Belediye Başkanının belirleyeceği esaslar çerçevesinde, ilçeye kazandırılan hizmetlerin tanıtımı ve halka duyurusu maksadıyla broşür, el ilanı, bez afiş, vinil afiş, billboard afiş hazırlatır. Kent unsurlarına uygun tarzda olmak kaydıyla Belediye ile ilgili hususları iç ve dış mekân panoları, dijital mecralar ve sosyal medya hesapları vasıtasıyla duyurur. Kurumun tanıtımı maksatlı her türlü basılı iş ve işlemleri yerine getirir. Broşür, el ilanı, afiş, gazete, dergi, kitap, fotoğraf, video, ses gibi tüm yayın argümanlarını kullanarak çalışmalarını yürütür ve arşivler.
Haber Birimi
Belediye Başkanının ve Belediyenin her türlü medya faaliyetini kurum lehine olacak şekilde yürütür. Bunun için kurum faaliyetlerinin medyada yer alması çalışmalarını yerine getirir. Gerekli durumlarda basın bildirileri hazırlar ve kurum aleyhine olan haberleri takip ederek kurum lehine çevirir. Düzenlenen etkinliklerde fotoğraf ve kamera çekimlerini yapar veya yaptırır ve bu materyalleri ihtiyaç duyan birimlere verir ve arşivlenmeleri ile ilgili çalışmaları yürütür.
Halkla İlişkiler Birimi
Belediyenin vatandaş ile sürekli iletişim noktasıdır. Beyaz Masa/Çağrı Merkezi ile Belediyeye gelen veya telefon ile vatandaşların taleplerini alır ilgili müdürlüklere iletir. Sonuçlarıyla ilgili vatandaşlarımıza geri dönüş sağlar. Gönül elçileri ile de Belediyeye ulaşamayan vatandaşlara ulaşarak ihtiyaç ve taleplerini yerine getirir. Ayrıca 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu gereği; vatandaşı yönlendirme, bilgilendirme ve çözüm üretme noktasında, kanun çerçevesinde 15 günlük süre içerisinde olumlu ya da olumsuz cevap verilmesi kaydıyla, tüm müdürlüklerle koordineli bir çalışma yürütür.
Basın Organizasyonları Birimi
Başkanlık ve Belediye hizmetlerinin görünürlüğünü arttırmak üzere basın aktivite projeleri geliştirir ve amirine teklif eder, Başkanca onaylanan projelerin Basınla ilgili organizasyonlarını gerçekleştirir. Belediyenin medya organları ile sürekli iletişim noktasıdır. Belediyenin ve Belediye Başkanının tüm medya kuruluşları ile (gazeteler, dergiler, haber ajansları, televizyonlar radyolar gibi) iletişimini sağlar. Belediyenin yapmış olduğu tüm imar, altyapı, sosyal ve kültürel etkinlik ve hizmetleri kamuoyunu bilgilendirmek maksadıyla, basın kuruluşlarını, basın bültenleri ve basın bildirileri ile bilgilendirir.
Gezi ve Etkinlik Organizasyonları Birimi
Belediyemizin gezi ve organizasyon faaliyetlerinin planlanması hususunda Başkanlık Makamını bilgilendirir, gerçekleşecek programların takibini yapar. Gezi ve organizasyon faaliyetlerinin kayıtlarının alınması, planlanması, etkinlik sonu değerlendirme raporlarının tutulmasını sağlar.
Müdürlükler Tanıtım ve Medya Birimi
Belediyemizin müdürlüklerinin yapmış oldukları faaliyetler ve planladıkları projeler hakkında bilgilendirme yapar, bunların tanıtım ve duyurularının yapılmasını sağlar.
Basın Yayın Ofis Destek Birimi
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünün emir ve talimatları doğrultusunda, müdürlüğün etkili ve verimli şekilde sevk ve idaresini organize eder. Müdürlüğe gelen her türlü resmi evrak, dilekçe ve yazıyı kabul eder, kayda girilmesini sağlar, gerektiğinde ve süresi içinde cevabi yazı yazar ve onaya sunar. Başkana, Encümene, Meclise teklifler sunulmasını, gerekli evrakların üretilmesini sağlar. Müdürlükçe yapılan bütün yazışmalara dair evrakın Standart Dosya Planına uygun dosyalanmasını, evrakların havalelerinin yapılarak ilgili personele teslim edilmesi ve sonuçlandırılan evraklar ile ilgili hazırlanan yazıların kaydının kapatılıp ilgili kişi, birim, kurum yahut kuruluşlara gönderilmesini sağlar. Müdürlük personelinin özlük yazışmalarını yapar ve takip eder. Gerektiğinde ve bütçede yeterli ödenek bulunduğunda; ilgili fasıldan Müdürlük tarafından yapılacak her türlü mal ve hizmet alım işlemi için evrakları hazırlar ve onaya sunar, gerektiğinde Müdürlüğün görev alanıyla ilgili ihale konusu iş ve işlemlerin, mer’i ihale mevzuatı çerçevesinde yapılması için gerekli evrakları düzenler ve işlemleri takip eder.
Müdürlüğün Uygulama Usul ve Esasları
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri; bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, aşağıda belirtilen;
a. 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu
b. 5393 sayılı Belediye Kanunu,
c. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
d. 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,
e. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,
f. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,
g. 4857 sayılı İş Kanunu,
h. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
i. 6245 sayılı Harcırah Kanunu,
j. 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
k. İlgili Bakanlıkların Tebliğ ve Genelgeleri ve ilgili diğer mevzuat, hükümlerine uygun olarak yerine getirir.
