GÖREV TANIMLARI

MUHTARLIK işleri MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

Kuruluş

Eyüpsultan Belediye Meclisinin 09/05 /2019 tarih ve 2019/48 sayılı kararı ile yürürlüğe girmiş olan görevlerin müdürlüğü ilgilendiren kısımlarını yerine getirmek üzere; 5393 sayılı Belediye Kanunu ile 22.02.2007 tarihli ve 26442 sayılı Resmî Gazetede yayımlanarak yürürlüğe konulan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine uygun olarak kurulmuştur.

Tanımlar

Belediye : Eyüpsultan Belediyesi

Müdürlük : Muhtarlık İşleri Müdürlüğü

Müdür : Muhtarlık İşleri Müdürü

Çalışma İlkeleri

  • Bu yönetmeliğin Eyüpsultan Belediyesi Müdürlükler ortak Hükümler bölümündeki Temel İlkeler başlığı altında yazılı ilkelere uygun hareket etmek.

  • Belediye ile ilçemizde görev yapan muhtarların mahalleleri ile ilgili taleplerini mevzuat hükümleri doğrultusunda etkin bir şekilde çözüme kavuşturmak.

  • Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflığı sağlamak.

  • Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluğu sağlamak.

  • Hesap verilebilirliği sağlamak.

  • Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren karalarda katılım sağlamak.

  • Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik sağlamak.

  • Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimliliği sağlamak.

  • Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerinde sürdürebilirliği sağlamak.

  • İlçe halkının Belediyenin faaliyetlerini öğrenme, takip etme ve katılım sağlama haklarının olduğu bilinciyle hareket etmek.

Personel Yapısı

Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün personel yapısı; Müdür, şef, memur, işçi, sözleşmeli, belediye şirket personeli ve diğer personelden oluşmaktadır.

Organizasyon Yapısı

  • Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Üst yönetici olarak Belediye Başkanına ve Belediye Başkanının görevlendirdiği ve yetki verdiği Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışır.

  • Müdürlük bünyesi; Muhtar Bilgi Sistemi Birimi ve İdari İşler Birimi ilgili alt birimlerden oluşur.

Müdürlüğün Görevleri

  • Başkanlık Makamı ile Muhtarlar arasındaki işbirliği ve koordinasyonu sağlamak.

  • İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan MUHTAR BİLGİ SİSTEMİ aracılığıyla belediyemize iletilen talep, şikayet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak.

  • Muhtar Bilgi Sistemi haricinde muhtarlıklardan gelen bizzat, telefon, mail, dilekçe vb. her türlü talebin uygun birime iletilmesini sağlamak ve sonuçlarını takip etmek.

  • Başkanlık Makamının mahalle ziyaretlerinde Başkan’a eşlik ederek taleplerin alınmasını ve ilgili birimlere sevkini sağlayarak sonuçlarını takip etmek.

  • Müdürlüğümüzce yapılan tüm hizmetlerin mahalle bazlı raporlanmasını sağlayarak Başkanlık Makamına sunmak.

  • Yılın belirli zamanlarında Muhtarlarla mahalle bazlı hizmetlerin değerlendirilmesi için toplantı yapmak.

  • Belediyemiz Müdürlükleri tarafından yapılan tüm hizmetlerin mahalle bazlı raporlanmasını sağlamak, ilgili müdürlüklerde mahalle bazlı raporlama ve arşiv oluşturulmasını sağlamak.

  • Faaliyet raporları hazırlamak ve üst makama sunmak.

  • Stratejik Planlamaya uygun bütçe hazırlamak ve ekonomik şekilde kullanmayı sağlamak.

  • Muhtarların bilgilerini tutmak.

  • Muhtarlardan gelen taleplerin 5393 sayılı yasa ve ilgili mevzuata istinaden, taleplerin karşılanmasını sağlamak.

  • İlçemizdeki Site Yönetimleri ile Muhtarlıklar ve Belediye arasındaki koordinasyonu sağlamak.

  • İlçemizdeki Okul Aile Birlikleri ile Muhtarlıklar ve Belediye arasında koordinasyonu sağlamak.

  • İlçemizdeki Sivil Toplum Kuruluşları ile Muhtarlıklar ve Belediye arasındaki koordinasyonu sağlayacaktır.

  • Kent Konseyi ve Yerel Gündem 21 çalışmalarının sekretaryasını yaparak, bu çalışmalara ilişkin mevzuatın gereğini yerine getirir

Muhtar Bilgi Sistemi Birimi

  • İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan MUHTAR BİLGİ SİSTEMİ’nin koordinasyonunu sağlamak.

  • MBS aracılığıyla belediyemize iletilen talep, şikayet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak.

  • Müdürlükler tarafından yapılacak geri dönüşlerin MBS talep, şikayet, öneri, ve isteğin tam karşılığı olup olmadığını sorgulamak, sonuçların etkinliğini denetlemek ve iyileştirilmesini sağlamak.

  • MBS haricinde muhtarlıklardan gelen ( bizzat, telefonla, maille, dilekçe ile vb.) her türlü talebin uygun birime ve uygun kişilere yönlendirilmesini sağlamak ve sonuçların uygunluğunu denetlemek.

  • MBS üzerinden veya başka yollarla muhtarlardan gelen tüm talep, şikayet, öneri ve isteklerle ilgili istatistiki kayıtları tutmak, raporlamak ve müdüre sunmak.

  • Özellikle karşılanmayan taleplerle ilgili gerekçe raporları oluşturmak.

İdari İşler Birimi

  • Görevi gereği Müdür tarafından kendilerine verilen işleri yasal ve yönetmelik esaslarına göre yapmak.

  • Müdürlükte “Standart Dosya Planı”nın eksiksiz ve mevzuata uygun yürütülmesini sağlamak.

  • Müdürüyle birlikte Birim Arşivini oluşturmak.

  • Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre mevcut dosyaların “Saklanma Planı”nı oluşturmak ve takibini yapmak. Bu konuda Bilgi İşlem Müdürlüğü ile koordineli çalışmak.

  • Müdürlüğe gelen giden evrakların kayıtlarını tutmak ve yazışmaları hazırlamak.

  • Müdürün talimatıyla satın alım taleplerinin açılmasını ve satın alım sonuçlanana kadar sürecin takibini sağlamak.

  • Müdürlükteki demirbaş malzemelerinin kayıtlarını tutmak.

  • Büro personeli, Müdür ve Müdürün Yetkili kıldığı kişiler tarafından verilen diğer işleri yapmak.

  • Müdürlük tarafından yapılan tüm yazışmaların birer paraflı nüshası konusuna göre “Standart Dosya Planı”na uygun olarak muhafaza edilmesini sağlamak.

  • Müdürlükte üretilen ve müdürlüğe gelen evrak ve belgeler Standart Dosya Planına göre sınıflandırılmasını ve dosyalama işlemlerini sağlamak.

  • İşlemi biten evraklar “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” e uygun olarak arşive kaldırılmasını ve İlgili Müdürlük muhafazasını sağlamak.

Müdürlüğün Uygulama Usul ve Esasları

Muhtarlık Müdürlüğü, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri; bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, aşağıda belirtilen;

  1. 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu

  2. 5393 sayılı Belediye Kanunu,

  3. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,

  4. 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,

  5. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,

  6. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,

  7. 4857 sayılı İş Kanunu,

  8. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

  9. 6245 sayılı Harcırah Kanunu,

  10. 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,

  11. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu,

  12. 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,

  13. 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu,

  14. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik,

  15. İlgili Bakanlıkların Tebliğ ve Genelgeleri ve ilgili diğer mevzuat, hükümlerine uygun olarak yerine getirir.

Devamını Oku