BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
Kuruluş
Eyüpsultan Belediye Meclisinin ….. /….. /2017 tarih ve 2017/….. sayılı kararı ile yürürlüğe girmiş olan bu yönetmelikte Bilgi İşlem Müdürlüğü, ilgili mevzuatta Belediyelere verilen görevlerin müdürlüğü ilgilendiren kısımlarını yerine getirmek üzere; 5393 sayılı Belediye Kanunu ile 22.02.2007 tarihli ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe konulan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine uygun olarak kurulmuştur.
Tanımlar
Belediye : Eyüpsultan Belediyesi
Müdürlük : Bilgi İşlem Müdürlüğü
Müdür : Bilgi İşlem Müdürü
Çalışma İlkeleri
- Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümündeki Temel İlkeler başlığı altında yazılı ilkelere uygun hareket etmek.
- Belediye hizmet alanlarına giren konularda bilgisayarlı sistem kurma, geliştirme, işletme, araştırma, güvenlik ve denetim konularında, birimlerin etkin olarak çalışabilmesi için gerekli teknolojik altyapıyı oluşturmak,
- Belediyedeki Bilgisayar Sisteminin kesintisiz hizmet vermesini sağlamak.
- Yazılım, donanım ve programların güvenliğini sağlayacak her türlü tedbiri zamanında almak.
- Belediyecilik hizmetlerini mevzuatın izin verdiği ölçüde internet ortamına taşımak vatandaşa dönük hizmetleri internet üzerinden sunmak.
- Çağdaş Bilgi Teknolojileri (BT) ile İletişim Teknolojileri (IT) alanındaki her türlü teknik gelişmeleri araştırmak ve incelemek. Bu teknolojilerin Belediyede kullanımlarının sağlayacağı faydalar konusunda analizler yapmak.
- Bütün birimlere, belediyedeki bilgi sistemlerinin etkin ve verimli olarak kullanılabilmesine yönelik eğitim seminerleri vermek.
Personel Yapısı
Bilgi İşlem Müdürlüğünün personel yapısı; Müdür, Şef, Memur, Sözleşmeli ve diğer personelden oluşmaktadır.
Organizasyon Yapısı
- Bilgi İşlem Müdürlüğü, Üst yönetici olarak Belediye Başkanına ve Belediye Başkanının görevlendirdiği ve yetki verdiği Belediye Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışır.
- Müdürlük bünyesi; Yazılım ve Bilgi Yönetimi Birimi, Kurumsal Arşiv Birimi, Teknik Altyapı Birimi ve Bilgi İşlem Ofis Destek Birimi ile ilgili alt birimlerden oluşur.
Müdürlüğün Görevleri
Belediye hizmetlerinin etkin ve verimli bir şekilde gerçekleştirilmesi için ihtiyaç duyulan tüm teknolojik donanım ve yazılımların entegre olarak devreye alınması ve çalışır durumda tutulması, Belediye Yönetiminin halkla iletişiminin sağlanması ve Kurumun Fiziksel Arşivinin yönetimi müdürlüğün asli görevidir.
Yazılım ve Bilgi Yönetimi Birimi
Belediye hizmetlerinde ihtiyaç duyulan her türlü bilginin; hızlı, etkin ve ulaşılabilir olması için sistemler kurar ve yönetir. Kurum içinde her türlü resmi bilgi ve belgelerin dijital hale getirilmesi ve arşivlenmesi, birimlerin iş ve işlemlerini izleyebilir hale gelmek üzere otomasyon sisteminin kurulması ve geliştirilmesi, kentin harita tabanlı verilerinin güncel tutulması ve raporlanabilmesi, birimlerin ihtiyaç duyacağı her türlü yazılımın temin edilmesi ve istekler doğrultusunda geliştirilmesi birimin asli görevleridir.
Kurumsal Arşiv Birimi
Tüm birimlerin arşiv hizmetleri hakkında yönetmeliğin gerekleri olan iş ve işlemlerini kurum adına yürütür. Belirli bir süre saklayacağı arşivlik malzeme için Müdürlükler için “Birim Arşivi” kurar, ayrıca Kurumun fiziksel arşivini oluşturur ve yönetir. Müdürlüklerin birim arşivlerinin düzenlenmesi çalışmalarını koordine eder, bu konuda danışmanlık hizmeti verir ve sonuçları değerlendirir. Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesini takip ve kontrol eder. Müdürlük, Birim ve Kurum Arşivlerinin elektronik ortamda değerlendirilmesi için projeler üretir. Kurum Arşivine gelen malzemelerden muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon kurulmasını sağlar ve imha işlemlerini yürütür. Ayıklama ve İmha İşlemleri neticesinde, Kurum arşivinde saklanmak üzere kalan malzemeleri mevzuata göre tasnif eder ve hizmete sunar. Kurumsal Arşiv Birimi; Birim arşivi ve Kurum arşivi bünyesindeki arşivlik belge ve arşiv malzemelerini arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde, her türlü zarar ve zararlılardan korur. Ayıklama ve İmha Komisyonun tereddüt ettiği konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünden Başkanlık onayı ile görüş talep eder. Müdürlüklerin arşivlerinin ayıklanması ve tasnifi sonucunda ortaya çıkan tarihi değerdeki malzemeleri kapsayan, araştırmacılara açık, Kurum arşivi bünyesinde “Belediye Tarihi Arşivi” ni oluşturarak araştırmacıların istifadesine sunar.
Teknik Altyapı Birimi
Belediye hizmet birimlerinde ihtiyaç duyulan bilgisayar, yazıcı, telefon, CCTV kapalı devre yayın, network cihazları gibi teknolojik ürünlerin temin edilmesi ve sürekli olarak çalışır durumda tutulması birimin asli görevidir. Bunun için belediyenin tüm birimleri arasında güvenli iletişimin sağlanması, yedeklerin tutulması, kullanıcı yetkilerinin yönetilmesi ve ihtiyaç duydukları her türlü teknik desteğin verilmesi teknik altyapı birimi tarafından gerçekleştirilir.
Bilgi İşlem Ofis Destek Birimi
Resmi kurum içi ve dışı yazışmaları yapar, kayıt altına alınan evrakları arşivler. Müdürlük adına dış kurumlarla yazışma yapar. Birim için gerekli olabilecek idari işlemler ile ilgili her türlü raporları hazırlar. İhale dosya işlemlerini yapar. Müdürlükte çalışan personelin özlük işlemleri ile ilgili yazışmaları yapar.
Müdürlüğün Uygulama Usul ve Esasları
Bilgi İşlem Müdürlüğü; bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir.
a. 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu,
b. 5393 sayılı Belediye Kanunu,
c. 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu,
d. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu,
e. 5651 Sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
f. 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
g. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,
h. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
i. 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,
j. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,
k. 4857 sayılı İş Kanunu,
l. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
m. 6245 sayılı Harcırah Kanunu,
n. İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkında Yönetmelik,
o. Elektronik İmza kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar hakkında Yönetmelik,
p. Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına ilişkin Esas ve Usuller Hakkında
Yönetmelik,
q. İlgili Bakanlıkların Tebliğ ve Genelgeleri ve ilgili diğer mevzuat.
