Müdürlükler
Özel Kalem Müdürlüğü
GÖREV TANIMLARI
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
Eyüpsultan Belediye Meclisinin ….. /….. /2017 tarih ve 2017/….. sayılı kararı ile yürürlüğe girmiş olan bu yönetmelikte Özel Kalem Müdürlüğü, ilgili mevzuatta Belediyelere verilen görevlerin müdürlüğü ilgilendiren kısımlarını yerine getirmek üzere; 5393 sayılı Belediye Kanunu ile 22.02.2007 tarihli ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe konulan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine uygun olarak kurulmuştur.
Belediye : Eyüpsultan Belediyesi
Müdürlük : Özel Kalem Müdürlüğü
Müdür : Özel Kalem Müdürü
- Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümündeki Temel İlkeler başlığı altında yazılı ilkelere uygun hareket etmek.
- Başkanlık makamına gelen vatandaşları güler yüzle karşılamak ve ilgilenmek.
- Belediye Başkanının zamanını verimli kullanmasını sağlamaya çalışmak.
- Vatandaşlar, kamu kurum ve kuruluşları, meslek kuruluşları, sivil toplum kuruluşları ile bunların temsilcileri ve yetkilileriyle iyi ilişkiler kurmak ve bu ilişkileri sürdürmek.
Özel Kalem Müdürlüğünün personel yapısı; Müdür, Şef, Memur, Sözleşmeli ve diğer personelden oluşmaktadır.
- Özel Kalem Müdürlüğü, Üst yönetici olarak Belediye Başkanına bağlı olarak çalışır.
- Müdürlük bünyesi; Danışman Birimi, Dış Organizasyon Birimi, Başkanlık Koruma Birimi, Muhtarlık Birimi, Başkan Sekreterliği Birimi ve Özel Kalem Ofis Destek Birimi ile ilgili alt birimlerden oluşur.
Belediye Başkanımızın halkla, kurum ve kuruluşlarla, görsel ve yazılı basınla diyaloğunu sağlar.
Başkan Danışmanları doğrudan Belediye Başkanına bağlı olarak çalışırlar. Uzmanlık, tecrübe ve yeteneklerine göre birden fazla danışman olabilir. Her bir danışman kendi uzmanlık alanında kendisine verilen işlerin Başkan adına takibini ve neticelendirilmesini sağlar. Zaman zaman Başkanın yoğunluktan dolayı bulunamadığı programlara Başkan adına iştirak eder ve programda yaşanan olumlu veya olumsuz gelişmeleri Başkana aktarır. Başkanla görüşmeye gelen veya özellikle halk günlerinde Başkan adına vatandaş ile görüşür ve onların taleplerini not alır, gerektiğinde kendisi çözer veya Başkana konuyu aktararak çözüm noktasında yol gösterici olur. Başkanı her durum ve şartta destekleyip üzerindeki yükü alarak rahatlatır.
Dış Organizasyon (Protokol) Birimi
- Başkanlıkça düzenlenen sosyal faaliyetlerin ve törenlerin organizatörlüğünü üstlenir.
- Başkanlık adına açılış, kokteyl, şölen, organizasyon gibi faaliyetleri hazır hale getirir.
- Gerçekleştirme aşamalarında tüm çalışmaları koordine ederek protokole uygun bir şekilde işlerin tamamlanmasını sağlar.
- Tören mahallinde gerekli düzenlemeleri koordineli bir şekilde yürütür ve Belediye Başkanımızın katılımını sağlamak için gerekli çalışmaları yapar.
- Basın Yayın Müdürlüğü tarafından Başkanlık ve Belediye hizmetlerinin görünürlüğünü arttırmak üzere teklif edilen ve Başkanca onaylanan projelerin saha organizasyonlarını yapar.
- Başkanın Yurtiçi ve Yurt dışında katılacağı toplantı ve organizasyonlarda gerekli işlemlerin yapılması, Başkan adına resmi kurum ve kuruluşlarla olan yazışmaların yapılması, başkanın Yurtiçi ve Yurtdışından gelen misafirleri için her türlü karşılama ve ağırlama hizmetlerini yerine getirilmesi ve bu konuda gerekli organizasyonun yapılması ve belediyemize gelen misafirlerin konaklama, ziyaret ve bilgi ihtiyaçlarının karşılaması temel fonksiyonudur.
A güvenlik ekibi olarak, bir özel güvenlik şefi liderliğinde, sorumlu amir yönetiminde; varsa Koruma polisi ile koordineli görev yapar. Güvenlik şefi A blok başkanlık alanının görev ifasından, ekip organizasyonu ve işleyişinden sorumlu olarak çalışır. Makam katı sorumluluğu kendisindedir. Protokol veya Başkanı makam harici A blok içerisinde uygun mesafeden takip eder; amirlik, B-C blok güvenlik ekipleri ve güvenlik izleme merkezi ile koordineli çalışır. Aynı zamanda alanında tahliye ekibinin lideridir. Tahliye sistemlerinin sürekliliğine taraf olur. Gerektiğinde ve istem dışı her durum ve koşulda (acil durumlar dahil) güvenlik şefi; önce çevre koruma C ekibi ile temasa geçer, dört personele kadar takviye talep eder, gerekirse B ekibinden de üç personele kadar takviye ister. Olay sırasında tüm ön bilgilendirme, ön talimat ve yönlendirme yetkisi kendisindedir. Anında Amirliği bilgilendirerek sürece dahil eder.
İki personel Başkanlık giriş güvenlik noktasın da sabit görevli silahlı olarak dedektör-X Ray arama, kontrol, takip ile protokol ve organizasyonlarda alan hakimiyeti, süzme görevini yerine getirir. Otopark giriş katını, acil merdivenleri, asansörleri, bulunduğu katı,çardak bölgesini gözetiminde tutar. Protokol girişi esnasında giriş yapan protokol aracının sağ arka köşesinde pozisyon alır, protokolle içeri giriş yapar. Afet, acil durum, sabotaj, saldırı vb durumlarda başkanlık giriş noktasını muhafaza altına alır. Acil durumlarda görev alanında tahliye desteği verir. Binanın tahliyesi dahil her durum ve şartta görev noktasını terk etmez, acil tahliye ekibi ile beraber en son çıkış yapar. Bina giriş önü koruma görevine devam eder. Kurum içi ve Kurum Dışı Acil durum- Koruma ekipleri ile beraber çalışır.
İki personel (A ekibi Özel güvenlik şefi ile koordineli) Başkanlık 1. katta sabit olarak makam ve salonlar ile meclis toplantı alanlarında görev yapar. Acil durumlarda görev alanında tahliye asansör kullanılmama ve acil merdiveni yönlendirme gibi destek verir. Görev alanını sadece tahliye ekibinin talebi, liderinin bilgisinde terk eder.
İki personel Başkan yakın koruması olarak silahlı ve eğitimli(özel güvenlik silahlı temel eğitim sertifikalı, V.I.P Yakın koruma ve İlk yardımcı eğitim sertifikalı) günlük dönüşümlü vardiyalı çalışır. Başkanlık da olunan anlarda makam katı, fotoselli kapı, acil durum merdivenleri, çatı bölgesi ile asansörler sorumluluk alanıdır. Görev yerini sadece Başkan ile terk eder. Görev alan birlikteliği ve ifası, varsa koruma polisi ile koordineli Özel Kalem Müdürlüğü talepleri doğrultusun da; Başkanlık ve kurumun diğer tesislerinde özel güvenlik görevlileri ve şefleri ile beraber olası istem dışı ve acil durumlar için tedbir, hazırlık ve hareket tarzı Koruma ve Güvenlik Amirliğince belirlenir, talimatlarıyla gerçekleştirilir.
Muhtarlık Birimi tamamen Eyüpsultan ilçesindeki seçimle iş başına gelen mahalle muhtarlarımızla ilgili gelebilecek taleplerin karşılandığı birimdir. Belediye hizmet alanlarını ilgilendiren durumlarda muhtarlarımızdan gelen talepler titizlikle not alınır ve kurum içi birimlere yönlendirilmek üzere tasnif edilir. İlgili Müdürlüklere talep şeklinde giden istek ve iş kalemleri duruma göre değerlendirilir ve yaptırılmasını sağlar. Muhtarlarımıza süreç ile ilgili bilgi verir.
- Belediye Başkanının emir ve direktifleri doğrultusunda çalışma programının hazırlanmasını sağlar.
- Başkanlık posta, telgraf, faksların gönderilmesini sağlar.
- Randevularının belirlenmesi ve gündemin takip edilmesini sağlar.
- Başkanlığa müracaat eden şahıs ve kurumların randevu taleplerini inceleyerek belirli bir düzen içinde Başkanla görüşmelerini sağlar.
- Halkın bilgilendirilmesi gereken durumlarda yetkili birimleri harekete geçirerek Belediye ve halkın diyaloğunun daha iyi olmasını sağlamak için müdürlüklerle iletişime geçerek vatandaşın sorunlarının çözümünde ivediliği sağlar.
- Sosyal, Kültürel ve sportif faaliyetleri diğer müdürlüklere ve halka iletilmesinde koordinasyon görevini yürütür.
- Belediye Başkanımızın katılmadığı tören ve düğünlere çiçek ve mesaj telgrafı gönderir.
- Başkanlığımıza gelen mektup, tebrik, davetiye ve mesajları Başkana ulaştırır ve cevap verileceklere yazışmalarını yapar.
- Yurtiçinden, Yurtdışından gelen misafirlerimizin temsil ağırlama dosyalarını hazırlar.
- Kardeş Belediyemiz olan Belediyelerle karşılıklı ilişkilerin güçlenmesi amacıyla Belediye Başkanı’nın gezilere, sünnet şölenlerine katılması için yolluk ve harcırah işlemlerini yapar.
- Başkanımızın Yurtiçi, Yurtdışı ziyaretleri esnasında yolluk ve harcırah işlemlerini yapar.
- Evrak kayıt, dağıtım ve arşiv işlemlerini gerçekleştirir.
- Personel özlük işlemleri (izin, güncelleme vs. ), stajyer puantaj işlemlerini düzenler.
- Rapor Hazırlama (Performans, Faaliyet, Bütçe, Haftalık, Aylık) işlemlerini gerçekleştirir.
- İlçemizde yıl içinde düğün, nişan, cenaze, açılış, resmi günlerde ve temel atma törenlerinde kullanılmak üzere canlı çiçek ve çelenk alımı hakediş dosyalarını yapar.
- Belediyemizin hazırlamış olduğu sunum, bilgilendirme programlarında, sünnet şöleninde, açılışlarda, etkinliklerde ve site toplantılarında ikram edilmek üzere kuru pasta, meyve suyu, poğaça ve sandviç alımı hakediş dosyalarını yapar.
- Belediyemizin hazırlamış olduğu sunum, bilgilendirme programlarında, sünnet şöleninde, açılışlarda, etkinliklerde ve site toplantılarında ikram edilmek üzere döner, ayran ve su alımı hakediş dosyalarını yapar.
- Başkan’a gelen vatandaş taleplerinin, uygulayıcı müdürlükler nezdinde Kurumsal Portal sistemi üzerinden takibini yapar, sonuçlandırır ve vatandaşlara sms ile bilgilendirme yapar.
- Birime havale edilen tüm dilekçeleri cevaplandırır.
- Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapar.
- Saha notlarını ve halk günü notlarını Kurumsal Portal sistemine girerek ilgili Müdürlüğe talep oluşturur, takibini yapar ve sonrasında vatandaşa dönüş yaparak bilgi verir.
Müdürlüğün Uygulama Usul ve Esasları
Özel Kalem Müdürlüğü; bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir.
- 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu,
- 5393 sayılı Belediye Kanunu,
- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
- 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,
- 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,
- 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,
- 4857 sayılı İş Kanunu,
- 6245 sayılı Harcırah Kanunu,
- 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
- İlgili Bakanlıkların Tebliğ ve Genelgeleri ve ilgili diğer mevzuat.
